Überstunden erfassen ohne Tabelle: Mein Arbeitszeitkonto in Stundenarchiv

Ausgangslage: 39 Stunden, Gleitzeit, ein Teil wird ausgezahlt

Ein Beispiel, wie es in vielen Betrieben aussieht: Tom arbeitet in Vollzeit, seine Sollzeit liegt bei 7 Stunden 48 Minuten pro Tag. Überstunden landen auf einem Arbeitszeitkonto, ein Teil wird am Jahresende ausgezahlt. Urlaub beantragt er im Personalportal, die Genehmigung kommt manchmal erst Wochen später. Was ihm fehlt, ist eine eigene, übersichtliche Aufzeichnung, mit der er Abrechnung und Kontostand gegenprüfen kann.

Ein Arbeitstag in Stundenarchiv

Morgens trägt Tom den Arbeitsbeginn ein, mittags die Pause, abends den Feierabend. In der Tagesansicht lassen sich Start und Ende in 15-Minuten-Schritten verschieben oder minutengenau eingeben. Die App rechnet die Arbeitszeit aus und vergleicht sie mit der Sollzeit des Tages. Das Plus oder Minus geht entweder auf das Arbeitszeitkonto oder wird als Auszahlung erfasst. Diese Trennung ist für Toms Situation entscheidend, denn ausgezahlte Stunden dürfen den Kontostand nicht mehr erhöhen.

Einträge kannst du später prüfen und bearbeiten. Ist ein Monat vollständig, schließt du ihn ab. Für den Überblick gibt es Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansichten.

Urlaub und Abwesenheiten

Im Bereich Abwesenheiten trägt Tom Urlaub, halbe Urlaubstage und freie Tage ein. Jeder Eintrag bekommt einen Status: beantragt oder genehmigt. So sieht er, wie viele Tage schon fest verplant sind und wie viele noch auf eine Antwort warten. Auch der Abbau von Stunden auf dem Arbeitszeitkonto lässt sich als Abwesenheit erfassen. Resturlaub und Kontostand stehen immer aktuell in der Auswertung.

Was das Gesetz vorgibt

Eine App ersetzt keine Rechtsberatung, aber zwei Eckdaten aus dem deutschen Recht helfen beim Einordnen deiner Zahlen:

• Arbeitszeit: Nach § 3 Arbeitszeitgesetz darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
• Pausen: § 4 schreibt bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten Ruhepause vor, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Die Pausen dürfen in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden.
• Urlaub: Nach § 3 Bundesurlaubsgesetz beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage im Jahr, wobei alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen als Werktage zählen. Viele Arbeits- und Tarifverträge sehen mehr vor.

Stundenarchiv prüft diese Regeln nicht automatisch. Die App zeigt dir aber die Zahlen, an denen du selbst erkennst, ob ein Tag mit zehn Stunden und kurzer Pause eher die Ausnahme oder schon die Regel ist.

Der Schritt zu Pro

Die Grundfunktionen reichen für die tägliche Erfassung. Stundenarchiv Pro ergänzt Widgets für Arbeitszeit, Urlaub und Gesamtstatus, darunter ein interaktives Widget, mit dem du die Zeit direkt vom Home-Bildschirm aus erfasst. Flexible Erinnerungen für Start, Pause und Feierabend helfen, wenn man das Eintragen gern vergisst. Dazu kommen grafische Auswertungen und Prognosen, PDF- und CSV-Exporte, Datensicherungen und ein optionaler iCloud-Sync zwischen deinen Apple-Geräten. Laut Hinweis in der App gehört auch der Export von Abwesenheiten in den Kalender zu Premium.

Was Stundenarchiv nicht leistet

• Kein Zeiterfassungssystem des Arbeitgebers: Die App ist deine persönliche Aufzeichnung. Ob und wie dein Betrieb Arbeitszeiten offiziell erfasst, regelt der Arbeitgeber.
• Keine Anbindung an Personalportale: Urlaubsanträge stellst du weiterhin dort. In Stundenarchiv hältst du nur den Status fest.
• Keine Lohnabrechnung: Die App rechnet Stunden, keine Beträge, Steuern oder Zuschläge.
• Nur iPhone: Eine Android-Version gibt es nicht.

Datenschutz

Ein Benutzerkonto ist nicht nötig. Deine Einträge liegen auf dem Gerät. Wer mehrere Apple-Geräte nutzt, kann mit Pro optional über iCloud synchronisieren. Die App gibt es in sieben Sprachen, darunter Deutsch.

Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung

Quellen

• Stundenarchiv: App-Seite auf dmnk-digital.de
• Stundenarchiv im App Store (Deutschland)
• § 3 Arbeitszeitgesetz (gesetze-im-internet.de)
• § 4 Arbeitszeitgesetz (gesetze-im-internet.de)
• § 3 Bundesurlaubsgesetz (gesetze-im-internet.de)
• DMNK Digital: Support-FAQ zu Benutzerkonto und Datenspeicherung

Stand: 21.10.2026.

Aktualisiert am 21. Oktober 2026.